「相手に話が伝わらないな」
「いつも何が言いたいか分からないと言われる」
こんな悩みを解決する記事をご用意しました。
相手に話が伝わらない時は「PREP法」をおすすめします。
ポイント
- PREP法とは何か
- PREP法のメリット
- PREP法のデメリット
- PREP法の実例紹介
私も以前は同じように話が伝わらないという悩みを持っていました。
しかしPREP法を意識することで、悩みを払拭できました。
誰でも簡単に使うことが可能な「PREP法」を詳しくご紹介します。
ぜひ最後まで読んでいただいて、普段の仕事に活かしてください。
PREP法とは
PREP法とは結論・理由・具体例・結論の順番で話を伝える方法で、下記の4つの頭文字をとって「PREP(プレップ)」と読みます。
- Point (結論)
- Reason (理由)
- Example (具体例)
- Point (結論)
先に結論を伝えるのがポイントで、聞き手も「何のはなし？」と、考えなくて済み、話が伝わりやすくなります。
PREP法を使うメリット
PREP法を使うメリットは下記のとおりです。
- 説得力が増す
- 話が伝わりやすくなる
- 文章作成スピードが上がる
一つひとつご紹介します。
説得力が増す
PREP法の特徴のひとつは「結論」を二度伝えることです。
くり返し結論を伝えることで、聞き手に伝えたいメッセージを印象づける効果が期待できます。
理由も合わせて伝えるので、さらに結論を印象付けることが可能です。
話が伝わりやすくなる
PREP法は、はじめに結論から伝えることが特徴です。
そのため、聞き手に「何が言いたいの？」と言われる状況がなくなり、スピーディに話を伝えられます。
相手をイライラさせることもないので、コミュニケーションコストを大幅に下げることが可能です。
文章作成スピードが上がる
文章を作成する際に構成が決まっていると、驚くほど文章作成が楽になります。
構成が決まっているので、文章を書いていて「話がまとまらないな」と感じることもありません。
仕事の文章作成にも応用できるので、相手に伝わりやすい書類を作成することも可能になります。
体験談
私も本業での文章作成は、頻繁にPREP法を使って作成します。
- メール
- 報告書
- プレゼン資料
さまざまな資料に利用ができ、かつ短時間で作成することが可能です。
お陰で、周りの同僚よりも残業時間を減らすことに成功しました。
PREP法のデメリット
反対にPREP法を使うデメリットもあります。
デメリットは下記のとおり。
- 慣れることが必要
- 冷たい印象を与えてしまう
詳しくご説明します。
慣れることが必要
PREP法が使い慣れないうちは、普段よりも文章作成に時間がかかってしまいます。
理由や具体例、根拠を言語化する必要があるからです。
聞き手が必要な会議やプレゼンでの練習よりも、メールや報告書作成の短文から練習を始めるのがおすすめです。
時間を掛けて言語化すれば、かならず相手に伝わりやすい文章を作成できます。
冷たい印象を与えてしまう
PREP法は、聞き手に伝わりやすい文章の構成に特化した方法です。
そのため、相手の感情を揺さぶるような場面では冷たい印象を与えてしまいます。
起承転結が必要な物語などには、結論を先に伝える「PREP法」を使わない方が得策です。
PREP法の例
この章ではPREP法の例文をご紹介します。
- 社内メール
- お客様との会話
詳しく見ていきましょう。
社内メール
私は社内メールでPREP法をよく使っています。
具体例をご紹介します。
結論：お疲れ様です。来週の会議は不参加でお願いします。
理由：友人の結婚パーティに参加することになりました。
具体例：〇日から〇日まで有休を取るので、出勤いたしません。
結論：大変ご迷惑をおかけしますが、会議は不参加でお願いします。
お客様との会話
お客様との会話でもPREP法を使うことで、スムーズに話を伝えることが可能です。
具体的にご紹介します。
結論：この商品を今購入していただければ、大幅な割引をいたします。 理由：他の業者様から見積もりを取ったにもかかわらず、弊社に決めていただいたからです。 具体例：こちらの商品を〇％割引しますので、合計〇円引きです。 結論：今購入していただけるなら、新たなサポートもお付けいたします。
まとめ
まずはPREP法とは何か、PREP法を使うメリットをご紹介しました。
- 説得力が増す
- 話が伝わりやすくなる
- 文章作成スピードが上がる
反対にPREP法を使うデメリットもご紹介しました。
- 慣れることが必要
- 冷たい印象を与えてしまう
最後にPREP法を使った実例をご紹介しました。
- 社内メール
- お客様との会話
PREP法が使えるようになれば、聞き手に分かりやすく内容を伝えることが可能です。
仕事の中で使えるようになると、生産性が向上することは間違いありません。
話が伝わらないなと思ったら、PREP法を試してください。
きっと相手からの印象がよくなるはずです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。